ahabFlow · eine Lösung der ahab IT
Automatisierung ohne Systemwechsel
E‑Rechnung ab 2027 – ohne neues ERP.
Ihre Systeme arbeiten ab jetzt zusammen: Was heute von Hand zwischen ERP, CRM, Branchen- oder Buchhaltungssoftware, DMS und Postfach wandert, übernimmt ahabFlow – überwacht und lückenlos protokolliert. Ihre Software bleibt, wie sie ist.
E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2027
für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. ahabFlow erzeugt XRechnung und ZUGFeRD aus Ihren vorhandenen Rechnungsdaten.
Tage bis zum Stichtag
- XRechnung & ZUGFeRD
- Monitoring inklusive
- Cloud oder On-Premises
- Rechnung geht per E-Mail, Portal oder Dateiablage ein
- Format erkannt: XRechnung oder ZUGFeRD
- Pflichtfelder geprüft
- An das ERP zur Buchung übergeben
- Revisionssicher im DMS archiviert
Die Ausgangslage
Vieles läuft. Nur weiß niemand mehr genau, wie.
Über Jahre gewachsene Abläufe halten den Betrieb am Laufen – bis einer davon ausfällt, ein Mitarbeiter geht oder eine neue Vorgabe kommt. Welche Situation kennen Sie?
01„Das macht bei uns seit Jahren ein Skript.“
Batch-Dateien, Dienste und Cronjobs auf verschiedenen Servern. Wer sie geschrieben hat, ist oft längst nicht mehr im Haus – und niemand weiß genau, was wo läuft.
02Die Schnittstelle steht – und keiner merkt es.
Es gibt keine Meldung, weil niemand hinschaut. Auffallen tut es erst, wenn sich ein Fachbereich beschwert.
03Dieselben Daten, zweimal erfasst.
Zwischen Postfach, ERP und Datenbank wird abgetippt und kopiert. Jeder Medienbruch kostet Zeit – und Fehler fallen nur zufällig auf.
04„Was ist wann mit welchen Daten passiert?“
Ohne zentrales Protokoll lässt sich kaum nachvollziehen, welcher Datensatz wann wohin übergeben wurde – oder wo er hängen geblieben ist.
05Neue Vorgabe, bewährtes ERP.
Die E-Rechnung erzeugt Druck, obwohl das bestehende ERP funktioniert und weiter genutzt werden soll. Ein Systemwechsel nur dafür ist teuer und riskant.
Das Problem ist selten ein einzelnes System. Es sind die Lücken dazwischen.
E‑Rechnungspflicht
Die Fristen stehen fest. Ihr ERP darf bleiben.
Seit 2025 müssen Unternehmen E‑Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird auch der Versand Pflicht – zuerst für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
-
1. Januar 2025
Empfang für alle
Inländische Unternehmen müssen E‑Rechnungen empfangen können.
-
1. Januar 2027
Versand ab 800.000 € Umsatz
Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € umgesetzt hat, muss im B2B-Bereich E‑Rechnungen ausstellen.
-
1. Januar 2028
Versand für alle
Die Übergangsfrist endet auch für kleinere Unternehmen und für EDI-Verfahren ohne E‑Rechnungsformat.
Quelle: Bundesministerium der Finanzen, FAQ zur E‑Rechnung (inländische B2B-Umsätze)
Stand: Oktober 2026. Orientierung, keine Steuerberatung.
„Kann unser ERP das nicht schon?“
Teilweise vielleicht. Entscheidend ist: Ihr ERP muss E‑Rechnung nicht selbst beherrschen. Liegen die Rechnungsdaten technisch vor – als Datenbank-View, Export oder Schnittstelle –, erzeugt ahabFlow daraus die E‑Rechnung.
Ob Ihre Daten dafür reichen, zeigt der E‑Rechnungs-Check.
Ausgang
Rechnungen erzeugen und versenden
- XRechnung und ZUGFeRD nach Norm
- Ihr gewohnter PDF-Beleg, ergänzt um die E‑Rechnungsdaten
- Format je Empfänger wählbar
- Pflichtfelder vor dem Versand geprüft
- Versand über Ihr eigenes Postfach
- Beleg parallel archiviert
Eingang
Rechnungen empfangen und übergeben
Bereits bei Kunden im Einsatz
- Eingehende E‑Rechnungen strukturiert auslesen
- Format und Pflichtfelder automatisch prüfen
- Übergabe an Buchhaltung und Archiv im selben Ablauf
- Fehlt etwas, wird der Vorgang zurückgestellt und die zuständige Person benachrichtigt
Kostenloser E‑Rechnungs-Check
Wie gut ist Ihr Unternehmen auf die E‑Rechnung vorbereitet?
Fünf Fragen, Ergebnis sofort: Ihr Stichtag, was schon passt und wo es noch hakt.
- Ihr Stichtag für den Versand
- Stand bei Ausgang, Eingang und Archiv
- Konkrete nächste Schritte
Ihre Antworten bleiben in Ihrem Browser – nichts wird gespeichert oder gesendet.
Gehen Sie die Fragen für sich durch – im kostenlosen Prozess-Check werten wir sie gemeinsam aus.
Ihr Ergebnis
- Ausgang
- Eingang
- Archiv
Im kostenlosen Prozess-Check zeigen wir Ihnen unverbindlich, wie daraus ein Workflow wird.
Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Überwachung inklusive
Wenn etwas passiert, passiert etwas.
ahabFlow beobachtet Systeme und Abläufe und reagiert nach Ihren Regeln – bevor jemand anruft. Wählen Sie eine Regel:
-
WENN der Rechnungsimport nachts nicht durchgelaufen ist DANN erneut starten, Ergebnis prüfen, Verantwortlichen informieren
-
WENN auf dem Server weniger als 10 % Platz frei sind DANN temporäre Dateien aufräumen, alte Bestände auslagern, Ergebnis melden
-
WENN eine Schnittstelle keine Daten mehr liefert DANN Verbindung neu aufbauen, letzten Stand nachholen, Lücke protokollieren
-
WENN eine Rechnung Pflichtfelder vermissen lässt DANN zurückstellen, Sachbearbeiter benachrichtigen, Vorgang dokumentieren
Der Regelkreis
Messpunkte
Messpunkte sind Sensoren für Ihre Systeme und überwachte Schritte in Ihren Workflows.
- Dienste
- Prozesse
- Ereignisprotokoll
- Speicherplatz
- CPU & RAM
- Dateien & Ordner
- Datenbankabfragen
- Postfächer
- Webdienste & APIs
- Zertifikate
- Backups
- Druckwarteschlangen
- Workflow-Schritte
Automatische Reaktionen
- Dienst neu starten
- Skript ausführen
- Datei verschieben
- Import wiederholen
- Daten übergeben
- Dokument erzeugen
- E‑Mail senden
- Ticket anlegen
- Archivieren
- Bereinigen
- Freigabe einholen
Keine Zeit, sich selbst darum zu kümmern? Mit Managed Monitoring übernehmen wir Einrichtung und Pflege, definieren mit Ihnen Schwellwerte und Regeln und kümmern uns in den Servicezeiten um Meldungen, die ahabFlow nicht automatisch lösen kann.
Aufbau & Sicherheit
Ihre Daten bleiben, wo sie hingehören.
Drei Bestandteile, zwei Betriebsorte: Cloud oder On-Premises – jeweils von ahab betreut oder von Ihnen selbst verwaltet.
Cloud: Hub bei ahab Die Verarbeitung läuft in Ihrem Netz. Hinaus gehen nur Konfiguration und Statusmeldungen – über eine Verbindung von innen nach außen, ohne eingehende Ports.
On-Premises: alles bei Ihnen Alle drei Bestandteile laufen in Ihrer eigenen Infrastruktur – auf Anfrage auch mit zentraler Verwaltung.
-
Worker
Arbeitet in Ihrem Netz: liest Rechnungen ein, prüft, wandelt um und übergibt. Überwacht mit Messpunkten die angeschlossenen Systeme.
-
Connector
Das sichere Verbindungsstück in Ihrem Netz: einziger Dienst mit Verbindung nach außen. Reicht Konfiguration und Statusmeldungen zwischen Workern und Hub durch – ohne eingehende Ports.
-
Hub
Zentrale Verwaltung für Workflows, Messpunkte, Jobs, Logs, Rollen und Mandanten. Mit einem Worker in Ihrem Netz werden Fachdaten dort verarbeitet; der Hub erhält nur Konfiguration und Statusmeldungen.
- Fachdaten verlassen das Haus nicht Verarbeitung vollständig in Ihrer Umgebung. Ausnahme: Sie nutzen bewusst Zusatzdienste wie Texterkennung oder KI.
- Keine eingehenden Ports Verbindungen nur von innen nach außen.
- Kein Zugriff von außen Auf Ihre Systeme greift niemand von außen zu.
- Rollen, Rechte, Mandanten Rechtevergabe je Bereich, saubere Mandantentrennung.
- Geschützte Zugangsdaten Abgelegt in einem geschützten Tresor.
- Alles nachvollziehbar Änderungen protokolliert, Abläufe versioniert.
Über ahab IT
Hinter ahabFlow steht Erfahrung aus dem Dokumentenmanagement.
ahabFlow ist eine Lösung der ahab IT + Consulting GmbH aus Mülheim-Kärlich. Das Team berät mittelständische Unternehmen herstellerunabhängig bei Dokumentenmanagement, Archivierung und der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse – und betreut sie langfristig.
Digital, aber Easy
- 2020gegründetin Mülheim-Kärlich, Rheinland-Pfalz
- 25+Jahre DMS/ECM-Erfahrungin der Geschäftsführung
- KMUim Fokusherstellerunabhängig beraten
Aus Erfahrung wird Produkt
Wer jahrelang DMS, Archiv und ERP bei Kunden zusammenbringt, kennt die Lücken dazwischen. Genau dort setzt ahabFlow an.
- KompetenzDokumentenmanagement (DMS/ECM)In ahabFlowDokumente landen selbst in der AkteÜbergabe an DMS und Archiv mit Metadaten
- KompetenzEingangsrechnungsverarbeitungIn ahabFlowE‑Rechnung erzeugen und empfangenXRechnung und ZUGFeRD aus vorhandenen Daten
- KompetenzRevisionssichere ArchivierungIn ahabFlowBelege parallel archiviertIm selben Ablauf, ohne Handgriff
- KompetenzIntegration mit SAP, Dynamics und SharePointIn ahabFlowAnbindung ohne EigenentwicklungÜber Schnittstellen, Datenbanken und Dateien
Häufige Fragen
Berechtigte Einwände. Ehrliche Antworten.
Die typischen Einwände vor dem ersten automatisierten Ablauf – und was dahintersteckt.
Ihre Frage ist nicht dabei?Im kostenlosen Prozess-Check beantworten wir sie konkret für Ihren Ablauf.
SystemeMüssen wir unsere bestehenden Systeme ersetzen?
Nein. ahabFlow ersetzt kein ERP, DMS oder Fachsystem. Es sitzt dazwischen und übernimmt die Übergaben, die heute von Hand oder per Skript erledigt werden.
SystemeKann das nicht auch unser ERP oder DMS?
Teilweise vielleicht. ahabFlow wird interessant, sobald ein Ablauf Systemgrenzen überschreitet oder sich eine vorhandene Anwendung nicht sinnvoll erweitern lässt.
SystemeWas passiert mit unseren vorhandenen Skripten?
Die müssen nicht weg. Bestehende Logik lässt sich als Schritt in einen Ablauf einbinden – nur eben überwacht, protokolliert und zentral verwaltet.
SystemeLässt sich auch ältere oder individuelle Software anbinden?
Möglicherweise. Entscheidend ist, was die Software bereitstellt: Schnittstelle, Datenbankzugriff, Dateien, SFTP oder E‑Mail. Wir versprechen nicht, alles anbinden zu können – wir prüfen es vorab im Prozess-Check.
BetriebNoch eine Software – brauchen wir das wirklich?
ahabFlow ist kein weiteres Fachsystem, sondern die Verbindungsschicht zwischen Ihren vorhandenen Systemen. Es ersetzt Handgriffe, Einzelskripte und stille Schnittstellen durch überwachte Abläufe.
BetriebMuss ahabFlow in der Cloud laufen?
Nein. Neben dem betreuten Betrieb ist der Betrieb in Ihrer eigenen Infrastruktur vorgesehen – auf Anfrage auch mit zentraler Verwaltung. Übernehmen wir den Betrieb oder nutzt ein Ablauf einen externen KI-Dienst, regeln wir die Verarbeitung per Auftragsverarbeitungsvertrag.
BetriebWie schnell läuft der erste Ablauf?
Typische Abläufe starten auf Basis einer Vorlage. Die Vorlagen enthalten Quellen, Regeln, Fehlerwege und Zielsysteme – kein leeres Gerüst. Die Einrichtung übernehmen Sie selbst oder wir.
KostenWie wird abgerechnet?
Pro automatisiertem Prozess – nicht pro Dokument, API-Aufruf oder Ausführung. Wie oft ein eingerichteter Ablauf läuft, spielt für die Lizenz keine Rolle. Einrichtung und externe Leistungen kommen gegebenenfalls hinzu; KI-Modelle und deren Laufzeitkosten sind nicht enthalten.
KostenWarum laufende Kosten, wenn der Ablauf einmal eingerichtet ist?
Weil der Nutzen weiterläuft: Überwachung, Protokollierung und Wartbarkeit gehören dazu, Updates und Produktsupport sind in der Lizenz enthalten. Sie zahlen für einen Ablauf, der zuverlässig läuft – und meldet, wenn nicht.
Kostenloser Prozess-Check
Welchen Ablauf möchten Sie loswerden?
Beschreiben Sie uns einen Vorgang, den Sie heute manuell oder über eigene Skripte lösen. Wir sagen Ihnen konkret, wie daraus ein ahabFlow-Workflow wird – unverbindlich.
Ablauf beschreibenWelche Systeme, welche Handgriffe, wo es heute hakt.
Anbindung prüfenWir klären, was Ihre Systeme bereitstellen und was sich anbinden lässt.
Konkrete Einschätzung erhaltenWie der Workflow aussieht und was er für Sie bedeutet.
Ihr Ansprechpartner
Hakim Battah
Geschäftsführer, ahab IT + Consulting GmbH
Über 25 Jahre Erfahrung mit Dokumentenmanagement, Archivierung und der Integration von DMS in ERP-Systeme.
- Telefon+49 261 988840811
- E‑Mailinfo@ahab-it.de
- SitzHinter der Jungenstraße 22, 56218 Mülheim-Kärlich
ahabFlow · eine Lösung der ahab IT + Consulting GmbH · Hinter der Jungenstraße 22, 56218 Mülheim-Kärlich