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ahabFlow · eine Lösung der ahab IT

Automatisierung ohne Systemwechsel

E‑Rechnung ab 2027 – ohne neues ERP.

Ihre Systeme arbeiten ab jetzt zusammen: Was heute von Hand zwischen ERP, CRM, Branchen- oder Buchhaltungssoftware, DMS und Postfach wandert, übernimmt ahabFlow – überwacht und lückenlos protokolliert. Ihre Software bleibt, wie sie ist.

E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2027

für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. ahabFlow erzeugt XRechnung und ZUGFeRD aus Ihren vorhandenen Rechnungsdaten.

  • XRechnung & ZUGFeRD
  • Monitoring inklusive
  • Cloud oder On-Premises
Beispiel: Eingangsrechnung
  1. Rechnung geht per E-Mail, Portal oder Dateiablage ein
  2. Format erkannt: XRechnung oder ZUGFeRD
  3. Pflichtfelder geprüft
  4. An das ERP zur Buchung übergeben
  5. Revisionssicher im DMS archiviert
Jeder Schritt wird protokolliert. Fehlt ein Pflichtfeld, stellt ahabFlow den Vorgang zurück und benachrichtigt die zuständige Person.
Automatisierte Abläufe zwischen ERP, DMS und Postfach

Die Ausgangslage

Vieles läuft. Nur weiß niemand mehr genau, wie.

Über Jahre gewachsene Abläufe halten den Betrieb am Laufen – bis einer davon ausfällt, ein Mitarbeiter geht oder eine neue Vorgabe kommt. Welche Situation kennen Sie?

01„Das macht bei uns seit Jahren ein Skript.“

Batch-Dateien, Dienste und Cronjobs auf verschiedenen Servern. Wer sie geschrieben hat, ist oft längst nicht mehr im Haus – und niemand weiß genau, was wo läuft.

02Die Schnittstelle steht – und keiner merkt es.

Es gibt keine Meldung, weil niemand hinschaut. Auffallen tut es erst, wenn sich ein Fachbereich beschwert.

03Dieselben Daten, zweimal erfasst.

Zwischen Postfach, ERP und Datenbank wird abgetippt und kopiert. Jeder Medienbruch kostet Zeit – und Fehler fallen nur zufällig auf.

04„Was ist wann mit welchen Daten passiert?“

Ohne zentrales Protokoll lässt sich kaum nachvollziehen, welcher Datensatz wann wohin übergeben wurde – oder wo er hängen geblieben ist.

05Neue Vorgabe, bewährtes ERP.

Die E-Rechnung erzeugt Druck, obwohl das bestehende ERP funktioniert und weiter genutzt werden soll. Ein Systemwechsel nur dafür ist teuer und riskant.

Das Problem ist selten ein einzelnes System. Es sind die Lücken dazwischen.

Kostenlos & unverbindlich
Datenverarbeitung ohne Systemwechsel

E‑Rechnungspflicht

Die Fristen stehen fest. Ihr ERP darf bleiben.

Seit 2025 müssen Unternehmen E‑Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird auch der Versand Pflicht – zuerst für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.

  1. 1. Januar 2025

    Empfang für alle

    Inländische Unternehmen müssen E‑Rechnungen empfangen können.

  2. 1. Januar 2027

    Versand ab 800.000 € Umsatz

    Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € umgesetzt hat, muss im B2B-Bereich E‑Rechnungen ausstellen.

  3. 1. Januar 2028

    Versand für alle

    Die Übergangsfrist endet auch für kleinere Unternehmen und für EDI-Verfahren ohne E‑Rechnungsformat.

Quelle: Bundesministerium der Finanzen, FAQ zur E‑Rechnung (inländische B2B-Umsätze)

Stand: Oktober 2026. Orientierung, keine Steuerberatung.

„Kann unser ERP das nicht schon?“

Teilweise vielleicht. Entscheidend ist: Ihr ERP muss E‑Rechnung nicht selbst beherrschen. Liegen die Rechnungsdaten technisch vor – als Datenbank-View, Export oder Schnittstelle –, erzeugt ahabFlow daraus die E‑Rechnung.

Ob Ihre Daten dafür reichen, zeigt der E‑Rechnungs-Check.

Ausgang

Rechnungen erzeugen und versenden

  • XRechnung und ZUGFeRD nach Norm
  • Ihr gewohnter PDF-Beleg, ergänzt um die E‑Rechnungsdaten
  • Format je Empfänger wählbar
  • Pflichtfelder vor dem Versand geprüft
  • Versand über Ihr eigenes Postfach
  • Beleg parallel archiviert

Eingang

Rechnungen empfangen und übergeben

Bereits bei Kunden im Einsatz

  • Eingehende E‑Rechnungen strukturiert auslesen
  • Format und Pflichtfelder automatisch prüfen
  • Übergabe an Buchhaltung und Archiv im selben Ablauf
  • Fehlt etwas, wird der Vorgang zurückgestellt und die zuständige Person benachrichtigt

Kostenloser E‑Rechnungs-Check

Wie gut ist Ihr Unternehmen auf die E‑Rechnung vorbereitet?

Fünf Fragen, Ergebnis sofort: Ihr Stichtag, was schon passt und wo es noch hakt.

  • Ihr Stichtag für den Versand
  • Stand bei Ausgang, Eingang und Archiv
  • Konkrete nächste Schritte

Ihre Antworten bleiben in Ihrem Browser – nichts wird gespeichert oder gesendet.

Gehen Sie die Fragen für sich durch – im kostenlosen Prozess-Check werten wir sie gemeinsam aus.

Lag Ihr Umsatz im Vorjahr über 800.000 €?

Davon hängt ab, ab wann Sie E‑Rechnungen ausstellen müssen.

Kann Ihr ERP oder Fakturaprogramm schon XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen?

Gemeint ist das strukturierte Format – ein einfaches PDF reicht nicht.

Lassen sich Ihre Rechnungsdaten technisch abrufen?

Zum Beispiel als Datenbank-View, Export-Datei oder Schnittstelle.

Werden eingehende E‑Rechnungen heute automatisch weiterverarbeitet?

Empfangen können müssen Sie sie bereits seit 2025.

Werden Rechnungsbelege revisionssicher archiviert?

Zum Beispiel in einem Dokumentenmanagement-System.

Überwachung inklusive

Wenn etwas passiert, passiert etwas.

ahabFlow beobachtet Systeme und Abläufe und reagiert nach Ihren Regeln – bevor jemand anruft. Wählen Sie eine Regel:

  • WENN der Rechnungsimport nachts nicht durchgelaufen ist DANN erneut starten, Ergebnis prüfen, Verantwortlichen informieren
  • WENN auf dem Server weniger als 10 % Platz frei sind DANN temporäre Dateien aufräumen, alte Bestände auslagern, Ergebnis melden
  • WENN eine Schnittstelle keine Daten mehr liefert DANN Verbindung neu aufbauen, letzten Stand nachholen, Lücke protokollieren
  • WENN eine Rechnung Pflichtfelder vermissen lässt DANN zurückstellen, Sachbearbeiter benachrichtigen, Vorgang dokumentieren

Der Regelkreis

Messpunkte

Messpunkte sind Sensoren für Ihre Systeme und überwachte Schritte in Ihren Workflows.

  • Dienste
  • Prozesse
  • Ereignisprotokoll
  • Speicherplatz
  • CPU & RAM
  • Dateien & Ordner
  • Datenbankabfragen
  • Postfächer
  • Webdienste & APIs
  • Zertifikate
  • Backups
  • Druckwarteschlangen
  • Workflow-Schritte

Automatische Reaktionen

  • Dienst neu starten
  • Skript ausführen
  • Datei verschieben
  • Import wiederholen
  • Daten übergeben
  • Dokument erzeugen
  • E‑Mail senden
  • Ticket anlegen
  • Archivieren
  • Bereinigen
  • Freigabe einholen

Keine Zeit, sich selbst darum zu kümmern? Mit Managed Monitoring übernehmen wir Einrichtung und Pflege, definieren mit Ihnen Schwellwerte und Regeln und kümmern uns in den Servicezeiten um Meldungen, die ahabFlow nicht automatisch lösen kann.

Überwachung und Protokollierung mit ahabFlow

Aufbau & Sicherheit

Ihre Daten bleiben, wo sie hingehören.

Drei Bestandteile, zwei Betriebsorte: Cloud oder On-Premises – jeweils von ahab betreut oder von Ihnen selbst verwaltet.

Cloud: Hub bei ahab Die Verarbeitung läuft in Ihrem Netz. Hinaus gehen nur Konfiguration und Statusmeldungen – über eine Verbindung von innen nach außen, ohne eingehende Ports.

On-Premises: alles bei Ihnen Alle drei Bestandteile laufen in Ihrer eigenen Infrastruktur – auf Anfrage auch mit zentraler Verwaltung.

  • Worker

    Arbeitet in Ihrem Netz: liest Rechnungen ein, prüft, wandelt um und übergibt. Überwacht mit Messpunkten die angeschlossenen Systeme.

  • Connector

    Das sichere Verbindungsstück in Ihrem Netz: einziger Dienst mit Verbindung nach außen. Reicht Konfiguration und Statusmeldungen zwischen Workern und Hub durch – ohne eingehende Ports.

  • Hub

    Zentrale Verwaltung für Workflows, Messpunkte, Jobs, Logs, Rollen und Mandanten. Mit einem Worker in Ihrem Netz werden Fachdaten dort verarbeitet; der Hub erhält nur Konfiguration und Statusmeldungen.

  • Fachdaten verlassen das Haus nicht Verarbeitung vollständig in Ihrer Umgebung. Ausnahme: Sie nutzen bewusst Zusatzdienste wie Texterkennung oder KI.
  • Keine eingehenden Ports Verbindungen nur von innen nach außen.
  • Kein Zugriff von außen Auf Ihre Systeme greift niemand von außen zu.
  • Rollen, Rechte, Mandanten Rechtevergabe je Bereich, saubere Mandantentrennung.
  • Geschützte Zugangsdaten Abgelegt in einem geschützten Tresor.
  • Alles nachvollziehbar Änderungen protokolliert, Abläufe versioniert.

Über ahab IT

Hinter ahabFlow steht Erfahrung aus dem Dokumenten­management.

ahabFlow ist eine Lösung der ahab IT + Consulting GmbH aus Mülheim-Kärlich. Das Team berät mittelständische Unternehmen herstellerunabhängig bei Dokumentenmanagement, Archivierung und der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse – und betreut sie langfristig.

Digital, aber Easy

  • 2020gegründetin Mülheim-Kärlich, Rheinland-Pfalz
  • 25+Jahre DMS/ECM-Erfahrungin der Geschäftsführung
  • KMUim Fokusherstellerunabhängig beraten

Aus Erfahrung wird Produkt

Wer jahrelang DMS, Archiv und ERP bei Kunden zusammenbringt, kennt die Lücken dazwischen. Genau dort setzt ahabFlow an.

  1. KompetenzDokumenten­management (DMS/ECM)In ahabFlowDokumente landen selbst in der AkteÜbergabe an DMS und Archiv mit Metadaten
  2. KompetenzEingangsrechnungs­verarbeitungIn ahabFlowE‑Rechnung erzeugen und empfangenXRechnung und ZUGFeRD aus vorhandenen Daten
  3. KompetenzRevisionssichere ArchivierungIn ahabFlowBelege parallel archiviertIm selben Ablauf, ohne Handgriff
  4. KompetenzIntegration mit SAP, Dynamics und SharePointIn ahabFlowAnbindung ohne EigenentwicklungÜber Schnittstellen, Datenbanken und Dateien
SystemeMüssen wir unsere bestehenden Systeme ersetzen?

Nein. ahabFlow ersetzt kein ERP, DMS oder Fachsystem. Es sitzt dazwischen und übernimmt die Übergaben, die heute von Hand oder per Skript erledigt werden.

SystemeKann das nicht auch unser ERP oder DMS?

Teilweise vielleicht. ahabFlow wird interessant, sobald ein Ablauf Systemgrenzen überschreitet oder sich eine vorhandene Anwendung nicht sinnvoll erweitern lässt.

SystemeWas passiert mit unseren vorhandenen Skripten?

Die müssen nicht weg. Bestehende Logik lässt sich als Schritt in einen Ablauf einbinden – nur eben überwacht, protokolliert und zentral verwaltet.

SystemeLässt sich auch ältere oder individuelle Software anbinden?

Möglicherweise. Entscheidend ist, was die Software bereitstellt: Schnittstelle, Datenbankzugriff, Dateien, SFTP oder E‑Mail. Wir versprechen nicht, alles anbinden zu können – wir prüfen es vorab im Prozess-Check.

BetriebNoch eine Software – brauchen wir das wirklich?

ahabFlow ist kein weiteres Fachsystem, sondern die Verbindungsschicht zwischen Ihren vorhandenen Systemen. Es ersetzt Handgriffe, Einzelskripte und stille Schnittstellen durch überwachte Abläufe.

BetriebMuss ahabFlow in der Cloud laufen?

Nein. Neben dem betreuten Betrieb ist der Betrieb in Ihrer eigenen Infrastruktur vorgesehen – auf Anfrage auch mit zentraler Verwaltung. Übernehmen wir den Betrieb oder nutzt ein Ablauf einen externen KI-Dienst, regeln wir die Verarbeitung per Auftragsverarbeitungsvertrag.

BetriebWie schnell läuft der erste Ablauf?

Typische Abläufe starten auf Basis einer Vorlage. Die Vorlagen enthalten Quellen, Regeln, Fehlerwege und Zielsysteme – kein leeres Gerüst. Die Einrichtung übernehmen Sie selbst oder wir.

KostenWie wird abgerechnet?

Pro automatisiertem Prozess – nicht pro Dokument, API-Aufruf oder Ausführung. Wie oft ein eingerichteter Ablauf läuft, spielt für die Lizenz keine Rolle. Einrichtung und externe Leistungen kommen gegebenenfalls hinzu; KI-Modelle und deren Laufzeitkosten sind nicht enthalten.

KostenWarum laufende Kosten, wenn der Ablauf einmal eingerichtet ist?

Weil der Nutzen weiterläuft: Überwachung, Protokollierung und Wartbarkeit gehören dazu, Updates und Produktsupport sind in der Lizenz enthalten. Sie zahlen für einen Ablauf, der zuverlässig läuft – und meldet, wenn nicht.

Kostenloser Prozess-Check

Welchen Ablauf möchten Sie loswerden?

Beschreiben Sie uns einen Vorgang, den Sie heute manuell oder über eigene Skripte lösen. Wir sagen Ihnen konkret, wie daraus ein ahabFlow-Workflow wird – unverbindlich.

  1. Ablauf beschreibenWelche Systeme, welche Handgriffe, wo es heute hakt.

  2. Anbindung prüfenWir klären, was Ihre Systeme bereitstellen und was sich anbinden lässt.

  3. Konkrete Einschätzung erhaltenWie der Workflow aussieht und was er für Sie bedeutet.

Ihr Ansprechpartner

Hakim Battah

Geschäftsführer, ahab IT + Consulting GmbH

Über 25 Jahre Erfahrung mit Dokumentenmanagement, Archivierung und der Integration von DMS in ERP-Systeme.

ahabFlow · eine Lösung der ahab IT + Consulting GmbH · Hinter der Jungenstraße 22, 56218 Mülheim-Kärlich